10 Kritische bevindingen bij IGZ geïnspecteerde praktijken

De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) brengt vele bezoeken aan praktijken waaruit in meer of mindere mate sancties voor de betreffende praktijk volgen. Deze bezoeken geven veel praktijkhouders onzekerheid over hoe zij hun praktijk hebben georganiseerd. Dit artikel helpt u uw praktijk goed te organiseren.

Uit de analyse van meerdere IGZ rapporten en de ervaringen van diverse praktijken die door de IGZ werden bezocht, is onderstaande lijst opgesteld met daarin 10 kritische bevindingen die tot grote IGZ-sancties leiden.

1.   Weinig tot geen dossiervoering en uitsluitend een verrichtingenadministratie De Richtlijn Patiëntendossier beschrijft welke onderdelen minimaal in het dossier vastgelegd dienen te worden, zoals informatie over de uitgevoerde behandelingen, medische anamnese, DPSI-score, informatie verstrekt aan de patiënt en toestemming van de patiënt.

2.   Tandarts spreekt niet de Nederlandse taal Indien de tandarts niet of onvoldoende de Nederlandse taal beheerst, kan onvoldoende invulling gegeven worden aan de eisen omtrent informatie en toestemming zoals verwoord in de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO).

3.   Geen thermodesinfector aanwezig De afwezigheid van een thermodesinfector is niet direct verkeerd. Echter, bij afwezigheid van een thermodesinfector dient de praktijk aantoonbaar te maken dat de handmatige reiniging van instrumenten adequaat wordt uitgevoerd. Indien het team en de praktijkhouder hier geen sluitende werkwijze (vastgelegd in protocollen) voor kunnen aantonen, is dit wel een kritische bevinding.

4.   Kritische apparatuur niet onderhouden Onder andere een thermodesinfector, autoclaaf en röntgen toestellen dienen periodiek onderhouden te worden om te verifiëren of het apparaat nog functioneert. De praktijk dient het onderhoud tijdig te laten uitvoeren en hiervan bewijsmateriaal vast te leggen (bijvoorbeeld in de vorm van onderhoudsverslagen en –stickers).

5.   Onvolledig KEW dossier
Veel voorkomende bevindingen zijn dat:
–     (niet alle) röntgen toestellen zijn aangemeld bij AgentschapNL
–     documentatie van structureel periodiek onderhoud ontbreekt (zie ook punt 4)
–     verantwoordelijke stralingsdeskundige niet is vastgelegd
–     medewerkers niet aantoonbaar zijn geïnstrueerd over het maken van foto’s

6.   Tandarts beschikt niet aantoonbaar over vereist stralingsdeskundigheidsniveau Tandartsen dienen aantoonbaar te beschikken over het vereiste stralingsdeskundigheidsniveau (Eindtermen Stralingshygiëne voor Tandartsen en Orthodontisten en voorheen deskundigheidsniveau 5A/M).

7.   Medewerkers zijn niet aantoonbaar beschermd tegen Hepatitis B Bewijzen van immunisatie voor Hepatitis B of periodieke controle dienen van iedere zorgverlenende medewerker aanwezig te zijn in de praktijk.

8.   Verlopen producten en steriel verpakte instrumenten aangetroffen Voorraadbeheer dient toegepast te worden (bijvoorbeeld middels het First-In-First-Out principe), waarmee wordt gewaarborgd dat geen verlopen producten of verlopen steriel verpakte instrumenten kunnen worden aangetroffen.

9.   Voorbehouden handelingen worden niet volgens de voorwaarden gedelegeerd Bij het delegeren van voorbehouden handelingen en niet-voorbehouden risicovolle handelingen dienen altijd de geldende voorwaarden in acht te worden genomen, zoals o.a.:
–     de tandarts is voor tussenkomst in de praktijk aanwezig
–     de patiënt wordt niet of niet adequaat geïnformeerd en niet om toestemming gevraagd
–     opdrachtbeschrijving is vastgelegd in een protocol taakdelegatie
–     opdrachtgever heeft zich aantoonbaar overtuigd van de bekwaamheid van opdrachtnemer

10.   Protocollen ontbreken De werkwijze voor infectiepreventie, radiologie en behandelingen dienen te zijn vastgelegd in protocollen. Het hebben van protocollen zorgt voor een vertaling van de algemene richtlijn naar de eigen praktijksituatie en voor een betere waarborg dat de gemaakte afspraken praktijkbreed worden uitgevoerd.

Deze lijst is geen volledige opsomming van geconstateerde bevindingen en de bevindingen zijn in willekeurige volgorde weergegeven.

Overzicht aandachtsgebieden inspecties IGZ

Uit recente rapporten van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) blijkt dat zij haar toetsingskader heeft aangevuld met vakinhoudelijke richtlijnen. Een overzicht van de onderwerpen waarop wordt getoetst.

Toetsingskader
De inspectie hanteert als beoordelingskader de wet- en regelgeving en de veldnormen van de koepelorganisaties en beroepsverenigingen. De volgende onderwerpen kunnen aan bod komen tijdens IGZ inspecties. Dit blijkt uit de analyse van verschillende recente IGZ rapporten na bezoek aan praktijken. Dit overzicht pretendeert niet compleet te zijn.

1.     Organisatie
–       Patiëntenbelangen
o    Toegankelijkheid
o    Bereikbaarheid
o    Spoedgevallen (spoeddienst geregeld buiten kantooruren)
o    Klachtenregeling en klachtenjaarverslag (aangesloten bij een klachtenregeling)
o    Instellingsinformatie voor de patiënt (via website of praktijkbrochure)
o    Bescherming patiëntengegevens

–       Sturen op kwaliteit
o    Kwaliteitscyclus (implementatie van een ISO of HKZ kwaliteitssysteem)
o    Kwaliteitsjaarverslag
o    Deskundigheid (beleid voor bij- en nascholing en/of intercollegiaal overleg)
o    Protocollen (aanwezigheid van protocollen voor infectiepreventie, radiologie en zorgverlening)
o    Evaluatie zorgverlening (onderzoek naar ervaringen van patiënten, zoals een enquête)

–       Sturen op veiligheid
o    Onderhoud apparatuur (periodiek preventief onderhoud van apparatuur)
o    Bewaking expiratie geneesmiddelen en medische hulpmiddelen

2.     Infectiepreventie
–       Persoonlijke hygiëne
–       Immunisatie
–       Handhygiëne
–       Persoonlijke beschermingsmiddelen
–       Preventie accidenteel bloedcontact
–       Reiniging, desinfectie en sterilisatie
–       Afvoer afval
–       Veilig werken in de tandheelkundige praktijk
–       Chirurgische ingrepen
–       Algemeen infectiepreventie

3.     Radiologie
–       Veiligheid
o    Uitgevoerde stralingsrisicoanalyse
o    Rapporten van de preventieve controles zijn aanwezig
o    KEW dossier is compleet en actueel
o    Röntgenapparatuur is deugdelijk, de arm is stabiel en reparaties zijn deskundig uitgevoerd

–       ALARA
o    Toestellen zijn voorzien van rechthoekig opzetstuk

–       Deskundigheid
o    Tandartsen zijn bevoegd en bekwaam en beschikken over diploma en certificaat
o    Bij taakdelegatie worden de voorwaarden voor het delegeren van voorbehouden handelingen gehanteerd
o    Röntgenopnamen worden alleen gemaakt op individuele indicatie en herhalingsfrequentie wordt bepaald aan de hand van de diagnostische vraagstelling

–       Aanmelding en vergunning
o    Van elk röntgenapparaat beschikt u over een vergunning of een melding aan het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

4.     Zorg en verslaglegging
–       Richtlijn patiëntendossier
o    Vastleggen medische anamnese
o    Informatie verschaft aan patiënten
o    Verleende toestemming door de patiënt

–       Richtlijn Periodiek Mondonderzoek
o    Bijhouden medische anamnese
o    Vastlegging DPSI-score

–       Paroprotocol
–       Richtlijn Tandheelkundige Radiologie
o    Rechtvaardiging voor het maken van de foto (indicatiestelling)
o    Vastlegging van de beoordeling van de foto

–       Richtlijn Mondzorg voor Jeugdigen
–       Algemene richtlijn tandheelkundige implantaten
–       Consensus report: Quality guidelines for endodontic treatment
–       Gedragsregels voor tandartsen
–       Praktijkwijzer WGBO in de praktijk (informatie en toestemming)
–       Richtlijn Horizontale en Verticale verwijzing
–       Richtlijn Samenwerking Tandtechnicus
–       Meldcode Tandheelkunde Kindermishandeling en Huiselijk Geweld
–       Tariefbeschikking Tandheelkundige Zorg

5.     Taakdelegatie
–       Zich vergewissen van de bekwaamheid van diegene die de voorbehouden handeling uitvoert
–       Beschik over een schriftelijke opdracht per patiënt en een schriftelijk protocol van de uitvoering van de voorbehouden handelingen
–       Tandarts(-specialist) moet fysiek aanwezig zijn in het pand
–       Opdrachtnemer moet zich redelijkerwijs bekwaam achten
–       Vraag uw personeel of zij de voorwaarden voor het mogen uitvoeren van voorbehouden handelingen kennen

Bronnen:
–       Diverse IGZ rapportages
–       NMT document ‘Aandachtsgebieden IGZ’

Checklist patiëntendossier

Voor veel praktijken ligt er een grote uitdaging om minimaal te voldoen aan de richtlijn Patiëntendossier. Onderstaand een checklist ter ondersteuning met verplichte en gewenste onderdelen in het patiëntendossier.

De basis voor medisch professioneel handelen wordt gevormd door onderzoek en consensus binnen de beroepsgroep vastgelegd in richtlijnen, praktijkwijzers en protocollen. De richtlijn is dan een weergave van de professionele standaard. Rondom het patiëntendossier ligt er voor veel praktijken een grote uitdaging om minimaal te voldoen aan deze professionele standaard. Onderstaand een checklist ter ondersteuning.

Dossiervoering
De NMT-richtlijn Patiëntendossier geeft de tandartspraktijk een leidraad voor het inrichten en bijhouden van een patiëntendossier. Een zorgvuldige dossiervorming is van belang in het kader van:
–       Kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening
–       Verantwoording en toetsbaarheid

Alle informatie die nodig is voor het verlenen van goede tandheelkundige zorg moet dus worden vastgelegd. Dit is in lijn met het uitgangspunt dat de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) hanteert bij haar beoordeling: “wat niet is opgenomen in het dossier, is ook niet uitgevoerd”.

Checklist
De NMT-richtlijn maakt onderscheid tussen verplichte onderdelen (die de professionele standaard weergeven) en gewenste onderdelen (voor tandartsen die op het terrein van het patiëntendossier een hogere kwaliteit nastreven).

Enkele verplichte onderdelen:
–       Medische anamnese, bijvoorbeeld de ASA scorelijst Bij elk contact wordt de patiënt gevraagd naar eventuele wijzigingen in de anamnese. Maak dit aantoonbaar door hiervan een notitie te maken in het dossier (bijvoorbeeld: medische anamnese geen bijzonderheden).
–       Actueel medicatieoverzicht in de eerste lijn
–       Uitgeschreven recepten Geneesmiddelen mogen (in de nabije toekomst) alleen nog elektronisch voorgeschreven worden. Advies is dan ook om meerdere receptenbrieven digitaal aan te maken, zodat deze snel aangepast kunnen worden. Het uitgeschreven recept wordt vervolgens in het digitale dossier van de patiënt opgeslagen.
–       Allergische reactie op toegediende of voorgeschreven medicatie
–       Bevindingen van het uitgevoerde extra- en intraorale (basis-) onderzoek
–       Röntgenologisch onderzoek: tenminste de diagnose en in principe de indicatie en de bevindingen Zowel de indicatie tot de röntgenopname (rechtvaardiging) en de uitkomst van de interpretatie van die opname moeten in principe worden vermeld in het patiëntendossier. Bij solo- of bitewing foto’s is het niet altijd noodzakelijk om de bevindingen in het patiëntendossier vast te leggen. Vaak is hier sprake van het maken van een opname in directe samenhang met de behandeling (opsporen pijnklachten, lengtebepalingen). Dat zelfde geldt voor foto’s die met een bepaalde individuele frequentie gemaakt worden bijvoorbeeld ten behoeve van cariësonderzoek. Wanneer sprake is van waarnemingen die bij toeval op de opname zichtbaar zijn, is het vastleggen van bevindingen in het patiëntendossier wel aangewezen.
–       DPSI-score Parodontale screening (en het bepalen van de DPSI-score) vindt plaats bij elke periodieke controle.
–       Informed consent (op adequate informatievoorziening gebaseerde toestemming) De toestemming van de patiënt voor een behandeling is geketend aan de informatievoorziening hierover. Het is een wettelijke plicht om toestemming te vragen in combinatie met het verstrekken van relevante informatie. Zo zijn informatie en toestemming aan elkaar geketend. De toestemming kan expliciet, impliciet of verondersteld zijn. Bij een impliciete of veronderstelde toestemming dient hiervan een notitie te worden gemaakt in het patiëntendossier.
–       Vastleggen dat toestemming is verleend de behandeling te delegeren De patiënt dient toestemming te geven indien een behandeling wordt gedelegeerd. Maak ook hiervan een notitie in het patiëntendossier.
–       Gegevens in het kader van horizontale en verticale verwijzing Neem bijvoorbeeld verwijsbrieven en terugrapportages altijd op in het patiëntendossier.
–       Gebruikte anesthesie (bijvoorbeeld Ultracaïne, Septanest of Citanest) De tandarts kan ook in een protocol vastleggen welke anesthesie standaard gebruikt wordt. In dat geval hoeven alleen afwijkingen van het protocol in het dossier te worden vermeld.
–       Verklaringen van de patiënt over in het dossier opgenomen stukken
–       Complicaties bij behandelingen, zoals afgebroken vijl of perforatie
–       Onbedoelde effecten van verrichtingen (zoals mislukte verrichtingen)

Gewenste onderdelen:
–       Beoogd zorgdoel / zorgrichting en eventuele aanpassing daarvan met de reden
–       Persoonlijke risico’s (medisch en tandheelkundig, zoals cariësrisico, parodontale risico, slijtagerisico, etc.)
–       De vastgestelde controletermijnen naar aanleiding van de risicoanalyses en het zorgdoel
–       De te verrichten diagnostiek (soort / planning) om schadelijke processen op te sporen en/of te monitoren (bijvoorbeeld intervalfoto’s, interval bloedingsindex, speekseltest)
–       Stand van zaken omtrent het behandelplan

IGZ toetst nu ook op vakinhoudelijke richtlijnen

Uit recente IGZ-rapporten blijkt dat IGZ haar toetsingskader heeft aangevuld met de vakinhoudelijke richtlijnen. Dit komt naast de al gebruikelijk toetsing op het volgen van de WIP-richtlijn, de eisen rondom radiologie en het KEW dossier.

WIP-richtlijn en KEW dossier
De tandartspraktijken zijn de laatste jaren geconfronteerd met een inspectie die praktijken toetst op met name de WIP-richtlijn en de eisen rondom radiologie. Dit heeft geleid tot meerdere sluitingen van tandartspraktijken. Veel praktijken hebben om deze reden de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in het verbeteren van de hygiëne en infectiepreventie binnen de praktijk.

Vakinhoudelijke richtlijnen
De inspecties van IGZ gaan onverminderd door. Uit recente rapportages blijkt echter dat IGZ haar toetsingskader heeft verruimd. Een gesprek van adviseur Sjoerd Kuiken met een IGZ-inspecteur bevestigde deze nieuwe werkwijze. Sinds kort worden bezochte praktijken ook getoetst op diverse vakinhoudelijke richtlijnen. Via dossieronderzoek wordt namelijk beoordeeld of de praktijk aantoonbaar deze vakinhoudelijke richtlijnen volgt. De inspectie hanteert als uitgangspunt bij haar beoordeling dat wat niet is opgenomen in het dossier ook niet is uitgevoerd.

Toetsing (vakinhoudelijke) richtlijnen
De IGZ toetst praktijken tegenwoordig ook op de volgende (vakinhoudelijke) richtlijnen:
–       Richtlijn Periodiek Mondonderzoek UMC St. Radboud 2007
–       Paroprotocol (NVVP 2012)
–       Richtlijn Tandheelkundige Radiologie NMT 2007
–       European guidelines on radiation protection in dental radiology; The safe use of radiographs in dental practice. Radiation protection Europese commissie 2004
–       Guidelines on CBCT for Dental en Maxillofacial Radiology, 2011, Sedentexct
–       Richtlijn Mondzorg voor Jeugdigen, NMT, NVVK, CBO en anderen, 2012
–       Algemene richtlijn tandheelkundige implantaten, NVOI 2012
–       Consensus report: Quality guidelines for endodontic treatment, European Society of Endodontology, NVVE 2006
–       Gedragsregels voor tandartsen
–       Praktijkwijzer WGBO in de praktijk, NMT 2006
–       Richtlijn Horizontale en Verticale verwijzing, NMT 2002
–       Richtlijn Samenwerking Tandtechnicus, NMT 2002
–       Praktijkwijzer Verwijzing en Taakdelegatie, NMT 2005
–       Richtlijn patiëntendossier, NMT 2006
–       Meldcode Tandheelkunde Kindermishandeling en Huiselijk Geweld, NMT 2011
–       Tariefbeschikking Tandheelkundige Zorg 2013, NZA TB/CU-7042-01

Is uw praktijk IGZ proof? Praktijkscreening IGZ
Wilt u ook weten of uw praktijk IGZ proof is? Neem contact op met Kuiken
Praktijkmanagement voor de ‘Praktijkscreening IGZ’ via 06 – 1498 0141 of sjoerd@kuikenpraktijkmanagement.nl.

Uitgebreid toetsingskader IGZ
Klik hier om het uitgebreide toetsingskader van IGZ te bekijken.

Uitgebreid toetsingskader IGZ

Onderstaand het toetsingskader zoals door IGZ wordt gebruikt bij inspecties. Deze punten zijn overgenomen uit diverse IGZ rapporten, waardoor er overlap bestaat. Tevens treft u onderaan meer informatie over het laten uitvoeren van een ‘Praktijkscreening IGZ’.

Infectiepreventie (WIP-richtlijn)
–       Persoonlijke hygiëne
–       Infectiepreventie
–       Immunisatie
–       Handhygiëne
–       Persoonlijke beschermingsmiddelen
–       Accidenteel bloedcontact
–       Reiniging, desinfectie en sterilisatie
–       Afvoer van afval
–       Veilig werken in de tandheelkundige praktijk
–       Chirurgische ingrepen

Patiëntbelangen (Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet BIG, WGBO, Wet Klachtrecht cliënten zorgsector, Opvang tandheelkundige spoedgevallen buiten praktijkuren NMT 2012, Gedragsregels voor tandartsen NMT, 2012)
–       Toegankelijkheid
–       Bereikbaarheid
–       Spoedgevallen
–       Klachtenregeling
–       Instellingsinformatie voor de patient
–       Bescherming patientgegevens

Sturen op kwaliteit (Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet BIG, Gedragsregels voor tandartsen NMT 2012)
–       Kwaliteitsprogramma
–       Deskundigheid
–       Protocollen
–       Evaluatie zorgverlening

Sturen op veiligheid (Kwaliteitswet Zorginstellingen)
–       Onderhoud apparatuur
–       Bewaking expiratiedatum geneesmiddelen en medische hulpmiddelen

Taakdelegatie (Wet BIG, Praktijkwijzer Verwijzing en Taakdelegatie deel 1 NMT 2005)
–       Opdrachtbeschrijving in protocol taakdelegatie
–       Opdrachtgever overtuigd van bekwaamheid opdrachtnemer
–       Opdrachtnemer acht zich redelijkerwijs bekwaam
–       Opleiding opdrachtnemer door derden getoetst
–       Fysieke aanwezigheid opdrachtgever
–       Schriftelijke opdrachtbeschrijving per patient
–       Toestemming patient
–       Naambordjes met functie

Patientendossier (NMT Praktijkrichtlijn Patientendossier, Periodiek Mondonderzoek (PMO) Klinische praktijkrichtlijnen 2007, WGBO, Bescluit Stralingsbescherming, NMT Richtlijn Tandheelkundige Radiologie 2007)
–       Anamnese
–       Periodiek mondonderzoek
–       Rontgenonderzoek
–       Behandelplan
–       Verrichtingen met datum en naam behandelaar

Radiologie (Kernenergiewet, Besluit Bestralingsbescherming, Richtlijn Tandheelkundige Radiologie)
–       ALARA
–       Deskundigheid
–       KEW dossier
–       Veiligheidsvoorzieningen

Zorg (Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet BIG, WGBO, Wet Klachtrecht cliënten zorgsector)
–       Richtlijn Periodiek Mondonderzoek UMC St. Radboud 2007
–       Paroprotocol (NVVP 2012)
–       Richtlijn Tandheelkundige Radiologie NMT 2007
–       European guidelines on radiation protection in dental radiology; The safe use of radiographs in dental practice. Radiation protection Europese commissie 2004
–       Guidelines on CBCT for Dental en Maxillofacial Radiology, 2011, Sedentexct
–       Richtlijn Mondzorg voor Jeugdigen, NMT, NVVK, CBO en anderen, 2012
–       Algemene richtlijn tandheelkundige implantaten, NVOI 2012
–       Consensus report: Quality guidelines for endodontic treatment, European Society of Endodontology, NVVE 2006
–       Gedragsregels voor tandartsen
–       Praktijkwijzer WGBO in de praktijk, NMT 2006
–       Richtlijn Horizontale en Verticale verwijzing, NMT 2002
–       Richtlijn Samenwerking Tandtechnicus, NMT 2002
–       Praktijkwijzer Verwijzing en Taakdelegatie, NMT 2005
–       Richtlijn patiëntendossier, NMT 2006
–       Meldcode Tandheelkunde Kindermishandeling en Huiselijk Geweld, NMT 2011
–       Tariefbeschikking Tandheelkundige Zorg 2013, NZA TB/CU-7042-01

Organisatie Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet BIG, WGBO, Wet Klachtrecht cliënten zorgsector)
–       Kwaliteitscyclus
–       Kwaliteitsjaarverslag
–       Opvang tandheelkundige spoedgevallen buiten praktijkuren, NMT 2012
–       Algemene praktijkinformatie, website / praktijkbrochure, WGBO
–       Klachtenregeling en – jaarverslag
–       Beveiliging dossier en privacy
–       Voorraadbeheer

Is uw praktijk IGZ proof? Praktijkscreening IGZ
Wilt u ook weten of uw praktijk IGZ proof is? Neem contact op met Kuiken Praktijkmanagement voor de ‘Praktijkscreening IGZ’ via 06 – 1498 0141 of sjoerd@kuikenpraktijkmanagement.nl.

IGZ checklist en tips voorkomen inzakken kwaliteitsniveau

Praktijken investeren tijd en geld om te voldoen aan de IGZ eisen. Tips om te voorkomen dat de praktijk weer naar het oude niveau terugvalt. Met IGZ checklist.

Het is voor een tandarts vaak een hele inspanning om naast alle patiëntbehandelingen de praktijk op orde te brengen en te voldoen aan alle IGZ eisen. Hieronder geef ik een overzicht en tevens checklist weer, wat een handig hulpmiddel is voor tandartsen die nog stoeien met het op orde krijgen van het papierwerk. Uit ervaring blijkt dat praktijken regelmatig enige tijd na het op orde brengen van de praktijkorganisatie om te voldoen aan de IGZ eisen weer terugvallen naar hun oude niveau. Interne afspraken verwateren, aftekenlijsten worden niet meer ingevuld, het bewustzijn daalt en protocollen worden niet bijgewerkt. Voorbeelden die ertoe leiden dat het kwaliteitsniveau van de IGZ eisen weer terugzakt. In het tweede deel van dit artikel worden tips gegeven dit te voorkomen.

IGZ checklist

Voor het op orde brengen van de praktijkdocumentatie adviseer ik toe te werken naar vijf verschillende mappen, te weten een protocollenmap, een logboek, een onderhoudsmap, een personeelsmap en het KEW-dossier.

1.   Protocollenmap
–        Behandelprotocollen – gericht op alle (risicovolle en gedelegeerde) behandelingen
–        Hygiëne protocollen – vertaling van de WIP-richtlijn naar de praktijksituatie
–        Werkinstructies – zoals de verzameling handleidingen van alle apparatuur

2.   Logboek
Het logboek wordt gebruikt om diverse handelingen en metingen aan te tonen, zoals:
–       Resultaten Helix-test (bijvoorbeeld dagelijks uit te voeren)
–       Resultaten vacuümtest (bijvoorbeeld wekelijks uit te voeren)
–       Printgegevens van de sterilisator
–       Maar ook een aftekenlijst voor de (maandelijkse) voorraadcontrole op de houdbaarheid van producten en steriele verpakte instrumenten

3.   Onderhoudsmap
In deze map worden alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden bewaard. Voor de volledigheid adviseer ik een onderhoudsagenda op te stellen, zodat  onderhoudswerkzaamheden niet worden vergeten.

4.   Personeelsmap
Per medewerker dient informatie verzameld en gearchiveerd te worden (voor zover van toepassing), zoals:
–       Titer bepaling Hepatitis B (zie de NMT Vaccinatie en besmettingswijzer hoe te handelen bij een titerwaarde tussen de 10 en 99 IE/L.)
–       Diploma’s
–       EHBO / BHV certificaat
–       BIG registratie
–       Stralingsdeskundigheid certificaat 5A/M
–       Taakdelegatie voorbehouden handelingen (indien handelingen worden gedelegeerd)
–       Kopie identiteitsbewijs
–       VAR WUO verklaring
–       NMT/ANT lidmaatschap
–       KRT lidmaatschap

5.   KEW-dossier
Het KEW-dossier in de praktijk bevat vaak al wel de vereiste documentatie rondom aanmelding van de toestellen en de risico inventarisatie. Aanvullend dient u erop te letten ook de volgende informatie in het KEW-dossier op te nemen, aangezien dit vaak wordt vergeten:
–       Protocol voor het maken van intra- en extra orale opnamen
–       Bewijs dat medewerkers (aan wie het maken van röntgen opnamen wordt gedelegeerd) bekwaam zijn d.m.v. een gevolgde cursus of training
–       Aftekenlijst dat medewerkers instructie hebben ontvangen voor het maken van röntgen opnamen en dat zij zich bekwaam achten tot het maken van opnamen

Tips voorkomen inzakken kwaliteitsniveau

Nadat de praktijk een grote inspanning heeft verricht haar praktijkdocumentatie op orde te brengen, is de ervaring dat hier vervolgens weinig tot geen aandacht aan wordt besteed. Met als gevolg dat het bewustzijn en de betrokkenheid bij het team daalt en de naleving van alle gemaakte afspraken langzaam inzakt. Oorzaken hiervoor zijn vaak:
–        Ontbreken van overzicht van de periodieke (dagelijkse, maandelijkse, jaarlijkse) taken
–        Geen (goede) delegatie van taken aan het team waardoor het te veel werk wordt voor één persoon
–        Gebrek aan overleg en communicatie

Om deze situatie te voorkomen dient het naleven van de afspraken continu onder de aandacht te blijven van tandarts(en) en het team, zodat het bewustzijn hoog blijft. Hieronder vier tips hoe dit te bewerkstelligen.

1.   Stel een jaarplanning op met alle terugkerende taken
Maak via een jaarplanning inzichtelijk welke taken per maand uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld wanneer onderhoud dient te worden uitgevoerd op apparatuur of wanneer het kwaliteitsjaarverslag opgesteld moet worden. Bekijk dit overzicht altijd op de eerste werkdag van de maand en zorg voor een signaal functie op het moment dat de taak wordt vergeten. Bijvoorbeeld via een herinnering in Outlook of digitale agenda.

2.   Delegeer taken aan het team en bespreek dit regelmatig
Betrek medewerkers bij het uitvoeren van de diverse taken, zodat zij zich verantwoordelijk gaan voelen. Doe dit alleen na een goede uitleg over wat exact van hen wordt gevraagd. En voer hier controle op uit, zodat de medewerker ook merkt dat haar taak belangrijk is en je als praktijkhouder of praktijkmanager controle houdt.

3.   Stel een inwerkprogramma op
Met de komst van nieuwe medewerkers is het belangrijk dat afspraken en werkwijzen goed worden overgedragen. Stel een inwerkprogramma (/ checklist) op met zaken die de nieuwe medewerker in zijn of haar eerste werkweken moet doorlezen of waarover hij of zij ingelicht moet worden. Denk aan zaken als het doorlezen van de protocollen, werkwijze in de sterilisatieruimte en paraferen van aftekenlijsten.

4.   Open communicatie op regelmatige basis
Zorg ervoor dat het bewustzijn hoog blijft. Dit kan bereikt worden door deze onderwerpen regelmatig terug te laten komen in het team overleg. Maar ook door de jaarplanning zichtbaar in de praktijk op te hangen.

Taakdelegatie: Heeft u de bekwaamheid van uw medewerkers vastgelegd?

Uit ervaring blijkt dat tandartsen de bekwaamheid van medewerkers waaraan zij taken delegeren zelden hebben vastgelegd. Een praktische checklist.

De rol en positie van de tandarts is aan het veranderen. De zorgverlening door de tandarts is steeds meer gebaseerd op taakdelegatie en teamwerk. Hoewel vele tandartsen voorbehouden en niet-voorbehouden handelingen delegeren, blijkt uit ervaring dat de tandarts maar zelden zich (aantoonbaar) heeft vergewist van de bekwaamheid van de gedelegeerde. Hoewel dit wel een voorwaarde is van taakdelegatie. Hieronder een handige checklist voor het in de praktijk vastleggen van de bekwaamheid van de gedelegeerde.

Taakdelegatie
Bij taakdelegatie gaat het om taken die niet behoren tot het deskundigheidsgebied van de persoon aan wie de taken worden gedelegeerd en kan het zowel gaan om voorbehouden als om niet-voorbehouden handelingen. Aan het delegeren van taken (zowel voorbehouden als niet-voorbehouden handelingen) zijn de volgende voorwaarden verbonden.

Voorwaarden
Bij taakdelegatie in de mondzorg dient te worden voldaan aan de volgende voorwaarden:
–       De tandarts verstrekt opdracht, waarbij gebruik wordt gemaakt van protocollen.
–       De tandarts vergewist zich van de bekwaamheid van de gedelegeerde voor het uitvoeren van de handeling en deze moet zichzelf ook bekwaam achten.
–       De gedelegeerde informeert de patiënt dat een handeling wordt uitgevoerd in opdracht van de tandarts.
–       De behandelgegevens worden vastgelegd in één patiëntendossier, waarvoor de tandarts verantwoordelijk is.

Checklist
Deze checklist beschrijft de stappen om de bekwaamheidstoets aantoonbaar vast te leggen:
1.     Inventariseer welke voorbehouden en niet-voorbehouden handelingen in de praktijk worden gedelegeerd en aan wie.
2.     Breng de bekwaamheid van de gedelegeerde in kaart op basis van  gevolgde opleidingen en cursussen.
Indien de gedelegeerde wel bekwaam wordt geacht door de tandarts, maar dit niet kan worden aangetoond met een diploma of certificaat, moet de bekwaamheid worden getoetst door een derde uit het opleidingscircuit.
3.     Leg deze stappen per medewerker vast in een formulier. Daarin staat in ieder geval: 
         –    Naam medewerker
         –   Functie 
         –   Opleiding
         –   Gedelegeerde voorbehouden handelingen
         –   Gedelegeerde niet-voorbehouden handelingen
         –   Bekwaam o.b.v. cursus, opleiding en/of toetsing door derde uit opleidingscircuit
         –   Handtekening van tandarts dat gedelegeerde bekwaam is voor de aangegeven handelingen
         –   Handtekening van gedelegeerde dat hij/zij zich bekwaam acht voor de aangegeven handelingen
         –   Geldigheidsduur van de ondertekening (bv. een termijn van 1 jaar, daarna bekwaamheid opnieuw toetsen)

Op basis van bovenstaande stappen kan snel achterhaald worden of gedelegeerde inderdaad bekwaam is – volgens de eisen die daaraan gesteld zijn – voor alle gedelegeerde handelingen. Daarnaast wordt vanuit de kwaliteit van de zorgverlening geadviseerd deze bekwaamheidstoets periodiek terug te laten keren, zodat de tandarts gedwongen wordt op regelmatige basis de kwaliteit van de uitgevoerde handelingen in zijn of haar praktijk te beoordelen.

Bron: “De NMT over rol en positie van zorgverleners in de mondzorg. Verkort visiedocument.” Uitgave van de NMT in september 2012.

Maatregelen tegen de toenemende werkdruk stoelassistenten

In veel praktijken is de werkdruk op stoelassistenten toegenomen door het naleven van de eisen uit de WIP-richtlijn. Welke maatregelen kunt u nemen om te voorkomen dat assistenten tegen hun grenzen lopen?

Veel praktijken zijn in het afgelopen jaar de werkzaamheden voor stoelassistenten voor hygiënisch handelen verder gaan conformeren aan de eisen uit de WIP-richtlijn. Dit heeft ertoe geleid dat de werkzaamheden tussen de behandelingen in veelal zijn toegenomen. Denk aan het afnemen van de werkoppervlakken, het toepassen van goede handhygiëne en het doorspoelen van de leidingen. Maar ook buiten de behandelingen worden de taken voor assistenten uitgebreid met bijvoorbeeld het conditioneren van de hoekstukken en het uitvoeren van Helix testen.

Deze extra taken zijn veelal op ‘het bordje’ van de stoelassistenten gekomen en zij beginnen nu tegen hun grenzen aan te lopen. Ik adviseer praktijken in dergelijke situaties tijdig maatregelen te nemen om langdurige problemen zoals verzuim te voorkomen.

Maatregelen
U kunt denken aan de volgende maatregelen:

–       Agenda planning
Met het opnieuw beoordelen van de agenda planning kan de werkdruk voor stoelassistenten eenvoudig worden verlicht. Stoelassistenten zijn namelijk lang niet bij alle behandelingen nodig aan de stoel. Door de agendaplanning aan te laten sluiten op de werkdruk gedurende een dag, kan dus worden ingespeeld op de belasting van de stoelassistente.

–       Processen efficiënter inrichten
De inrichting van behandelkamers is soms ooit bepaald en nadien niet veranderd, terwijl de werkwijze en werkmethoden wel zijn veranderd. Het op efficiënte wijze herindelen van de behandelkamer kan direct productiviteitsvoordelen opleveren. Dit lijken kleine voordelen op zich, maar kunnen grote voordelen opleveren als je de winst afzet tegen het aantal behandelingen op jaarbasis.

–       Tray systeem
Het werken met voorbereide trays bespaart veel kostbare tijd tussen behandelingen. Deze tijd is kostbaar omdat de tandarts regelmatig zit te wachten op de assistente. Met het verplaatsen van de werklast naar het begin of einde van de dag is hier een voordeel te behalen.

–       Sterilisatie assistente
Door te werken met een sterilisatie assistente kan de werkdruk voor de stoelassistenten enorm worden verlicht. Denk maar aan het decontamineren van de hoekstukken en het voorbereiden van de trays. De investering in een sterilisatie assistente kan worden terugverdiend bij gebruik van drie behandelkamers of meer.

Productiviteitstoename
Bovenstaande investeringen op korte termijn zijn noodzakelijk op het moment dat de werkdruk voor stoelassistenten te hoog wordt. En met deze investering kunnen problemen op langere termijn, zoals langdurig verzuim, worden voorkomen. Echter, het optimaal organiseren van de interne processen blijkt zelfs ook te kunnen resulteren in een productiviteitstoename. Kortom, wees alert op de werkdruk van uw personeel en neem tijdig maatregelen. En wees kritisch op de huidige organisatie van uw interne processen, aangezien hier vaak ook efficiency voordelen behaald kunnen worden. Zeker niet onbelangrijk met de eventuele tariefsdalingen per 2013.

Checklist IGZ protocollen

Voor een volledige en overzichtelijke registratie waarmee aan de IGZ eisen wordt voldaan.

De veelheid aan IGZ eisen maakt dat tandartsen vaak niet exact weten aan welke eisen dient te worden voldaan en hoe hieraan te voldoen. Men ziet door de bomen het bos niet meer. Daarnaast is het voor een tandarts vaak een hele inspanning om naast alle patiëntbehandelingen deze maatregelen te realiseren. Met dit artikel wordt een handreiking gegeven om deze organisatorische maatregelen gestructureerd en volledig te regelen.

Drie invalshoeken
Voldoen aan alle IGZ eisen houdt in dat vanuit diverse invalshoeken maatregelen genomen moeten worden:

–       Bewustzijn en kennis van de teamleden (= uitvoering)
Denk aan het bewustzijn over het eigen handelen en kennis rondom hygiëne eisen uit de WIP-richtlijn.

–       Inrichting en voorzieningen (= faciliteiten)
Bijvoorbeeld de indeling van de sterilisatieruimte en de aanwezigheid van handsfree kranen.

–       Waarborgen en aantoonbaar maken (= organisatie)
Bijvoorbeeld het vastleggen van interne afspraken en instructies.

Organisatorische maatregelen
In dit artikel wordt ingegaan op de organisatorische maatregelen. Een praktijk heeft vaak al vele maatregelen genomen. Echter, het ontbreekt veelal aan een overzichtelijke structuur en een tandarts kan vaak niet inschatten of hij of zij volledig is geweest. Het is dan ook aan te raden om alle protocollen, instructies, etc. goed te ordenen. Dit geeft rust en overzicht en daarmee kan gemakkelijk ingeschat worden of aan alle IGZ eisen wordt voldaan. Hieronder geef ik een overzicht en tevens checklist weer, wat een handig hulpmiddel is voor tandartsen die nog stoeien met het orde krijgen van zijn of haar papierwerk.

Daarbij wil ik wel opmerken, dat de uiteindelijke invulling gedeeltelijk afhankelijk is van de praktijksituatie. Zo vind ik dat een grote groepspraktijk uitgebreidere protocollen moet opstellen dan een solo praktijk. En zal een praktijk waar vele (voorbehouden) handelingen worden gedelegeerd verder moeten gaan in de vastlegging dan in situaties waar geen handelingen worden gedelegeerd.

Checklist
Ik adviseer toe te werken naar 5 verschillende mappen, te weten een protocollenmap, een logboek, een onderhoudsmap, een personeelsmap en het KEW-dossier. 

1.   Protocollenmap

• Behandelprotocollen – gericht op alle (risicovolle en gedelegeerde) behandelingen
• Hygiëne protocollen – gericht op de hoofdstukken uit de WIP-richtlijn waarbij minimaal aanwezig moeten zijn de onderwerpen: persoonlijke hygiëne, handhygiëne, persoonlijke beschermingsmiddelen, reiniging/desinfectie/sterilisatie, opening en einde behandeldag, voor en na iedere behandeling
• Werkinstructies – zoals de verzameling handleidingen van alle apparatuur

2.   Logboek
Het logboek wordt gebruikt om diverse handeling en metingen aan te tonen, zoals:

• Resultaten Helix-test (bijvoorbeeld dagelijks uit te voeren)
• Resultaten vacuümtest (bijvoorbeeld wekelijks uit te voeren)
• Printgegevens van de sterilisator
• Maar ook een aftekenlijst voor de (maandelijkse) voorraadcontrole op de houdbaarheid van producten en steriele verpakte instrumenten

3.   Onderhoudsmap
In deze map worden alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden bewaard. Voor de volledigheid adviseer ik een onderhoudsagenda op te stellen, zodat wordt voorkomen dat onderhoudswerkzaamheden worden vergeten. Denk bijvoorbeeld aan: autoclaaf, unit, thermodesinfector, hand- en hoekstukkenreiniger, röntgen, legionella beheersplan, milieubox,  updaten KEW-dossier, opstellen kwaliteitsjaarverslag, uitvoeren (updaten) RI&E, controle werkplekinstructiekaarten, controle EHBO koffer, uitvoeren jaarlijkse ontruimingsoefening, aanpassen vrije tarieven, invullen kwaliteitsindicatoren en onderzoek patiënttevredenheid.

M.b.t. de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden adviseer ik u uw dental depot om een onderhoudsverslag of -rapport te vragen. In vergelijking met de APK-keuring van uw auto wilt u graag weten en naderhand kunnen aantonen waarnaar is gekeken, welke reparaties zijn uitgevoerd, etc. Daarnaast moet u controleren of uw dental depot het apparaat van een onderhoudssticker voorziet.

4.   Personeelsmap
Per medewerker dient informatie verzameld te worden zoals:

• Titer bepaling Hepatitis B
• Diploma’s
• EHBO / BHV certificaat
• BIG registratie
• Stralingsdeskundigheid certificaat 5A/M
• Taakdelegatie voorbehouden handelingen (indien handelingen worden gedelegeerd)
• Kopie identiteitsbewijs
• VAR WUO verklaring
• NMT/ANT lidmaatschap
• KRT lidmaatschap

5.   KEW-dossier
Het KEW-dossier in de praktijk bevat vaak al wel de vereiste documentatie rondom melding van de toestellen en de risico inventarisatie. Aanvullend dient u erop te letten ook de volgende informatie in het KEW-dossier op te nemen, aangezien dit vaak wordt vergeten:

• Protocol voor het maken van intra- en extra orale opnamen
• Bewijs van medewerkers (aan wie het maken van rontgen opnamen wordt gedelegeerd) een cursus of training hebben gevolgd
• Aftekenlijst dat medewerkers instructie hebben ontvangen voor het maken van röntgen opnamen en dat zij zich bekwaam achten tot het maken van opnamen

Veel succes met het orde brengen van alle papierwerk. Bij vragen of ondersteuning kunt u mij altijd vrijblijvend benaderen via 06 – 1498 0141 of via sjoerd@kuikenpraktijkmanagement.nl. Zie ook www.kuikenpraktijkmanagement.nl.