Stappenplan voor betere acceptatie van behandelplannen

De manier van communiceren met de patiënt is van grote invloed op de acceptatie van behandelplannen. De patiënt bepaalt uiteraard zelf, maar goede communicatie draagt sterk bij aan de acceptatie van behandelplannen. Onderstaand stappenplan zorgt voor heldere, efficiënte en vooral effectieve communicatie met uw patiënt.

Stappenplan
De tandarts of mondhygiënist adviseert de patiënt over de behandeling en de patiënt neemt zelf de beslissing. Uw advies is gebaseerd op uw ideeën en geldende richtlijnen. De keuze van de patiënt is gebaseerd op zijn of haar wensen en behoeften, waar de financiële ruimte ook onderdeel van is. Het is aan de tandarts om bij het bespreken van behandelplannen advies te koppelen aan de wensen en behoeften van de patiënt.

De stappen
1.   Wensen vastleggen
Regelmatig zijn de wensen van de patiënt niet bekend bij de behandelaar. Doordat er niet actief naar wordt gevraagd of doordat behandelaars de geuite wensen niet oppakken. Vraag actief naar de wensen van de patiënt en leg deze goed vast in het patiëntendossier. Een algemene wens, die voor veel patiënten zal gelden, is het behoud van het gebit.

2.   Trend mondgezondheid monitoren
Door van elk periodiek mondonderzoek goede dossiervoering te doen, krijgt de tandarts en mondhygiënist een goed beeld van de ontwikkeling van de mondgezondheid van de patiënt.

3.   Patiënt gericht adviseren
Het effectief geven van advies aan de patiënt bestaat uit het doorlopen van de volgende stappen:
a.   Diagnose stellen Met een goede dossiervoering kunnen ontwikkelingen (tijdig) worden ontdekt en kunt u de patiënt gericht adviseren.

b.   Oplossingen aandragen Voordat u uw oplossing aandraagt, wilt u weten in welke richting de patiënt denkt. Een vraag die u hierin kan ondersteunen is: “Heeft u zelf een idee wat u zou willen?” Uw advies is uiteindelijk gerelateerd aan enerzijds de gesignaleerde ontwikkeling en anderzijds de wensen van de patiënt. Vervolgens presenteert u de beste oplossing aan de patiënt. Geef niet te veel oplossingsmogelijkheden, want dit geeft keuzestress. “U heeft eerder aangegeven graag uw tanden en kiezen te willen behouden. Om dat te realiseren kunt u …”

c.   Advies geven U geeft aan welke oplossing u adviseert. De patiënt wil namelijk graag geholpen worden bij het nemen van een beslissing. Bij dit advies herhaalt u weer de eerder geuite wens van de patiënt, want daarop is uw advies gebaseerd. “In uw situatie en met uw wens voor behoud van uw gebit, adviseer ik u te kiezen voor …”

4.    Behandelplan afsluiten
“Wat wilt u?” of “Zullen we hiervoor de afspraken gaan inplannen?”. Met één van deze vragen sluit u het advies af en stopt uw communicatie. Het is nu aan de patiënt om te reageren op het gegeven advies en wees zelf daarom stil. Ga op dit moment dus vooral niet verder uitweiden over de opties of het tarief verantwoorden, want het is de beurt aan de patiënt. U wilt namelijk weten wat hij of zij ervan vindt. Uiteraard kunt u de patiënt van verdere informatie voorzien waar nodig, maar alleen op verzoek van de patiënt. Maar zorg er vooral voor dat u het advies afsluit en met de patiënt tot een afsluiting komt.

Met het volgen van dit stappenplan speelt u beter in op de wensen van de patiënt en zal de acceptatie van uw behandelplannen toenemen.

10 Kritische bevindingen bij IGZ geïnspecteerde praktijken

De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) brengt vele bezoeken aan praktijken waaruit in meer of mindere mate sancties voor de betreffende praktijk volgen. Deze bezoeken geven veel praktijkhouders onzekerheid over hoe zij hun praktijk hebben georganiseerd. Dit artikel helpt u uw praktijk goed te organiseren.

Uit de analyse van meerdere IGZ rapporten en de ervaringen van diverse praktijken die door de IGZ werden bezocht, is onderstaande lijst opgesteld met daarin 10 kritische bevindingen die tot grote IGZ-sancties leiden.

1.   Weinig tot geen dossiervoering en uitsluitend een verrichtingenadministratie De Richtlijn Patiëntendossier beschrijft welke onderdelen minimaal in het dossier vastgelegd dienen te worden, zoals informatie over de uitgevoerde behandelingen, medische anamnese, DPSI-score, informatie verstrekt aan de patiënt en toestemming van de patiënt.

2.   Tandarts spreekt niet de Nederlandse taal Indien de tandarts niet of onvoldoende de Nederlandse taal beheerst, kan onvoldoende invulling gegeven worden aan de eisen omtrent informatie en toestemming zoals verwoord in de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO).

3.   Geen thermodesinfector aanwezig De afwezigheid van een thermodesinfector is niet direct verkeerd. Echter, bij afwezigheid van een thermodesinfector dient de praktijk aantoonbaar te maken dat de handmatige reiniging van instrumenten adequaat wordt uitgevoerd. Indien het team en de praktijkhouder hier geen sluitende werkwijze (vastgelegd in protocollen) voor kunnen aantonen, is dit wel een kritische bevinding.

4.   Kritische apparatuur niet onderhouden Onder andere een thermodesinfector, autoclaaf en röntgen toestellen dienen periodiek onderhouden te worden om te verifiëren of het apparaat nog functioneert. De praktijk dient het onderhoud tijdig te laten uitvoeren en hiervan bewijsmateriaal vast te leggen (bijvoorbeeld in de vorm van onderhoudsverslagen en –stickers).

5.   Onvolledig KEW dossier
Veel voorkomende bevindingen zijn dat:
–     (niet alle) röntgen toestellen zijn aangemeld bij AgentschapNL
–     documentatie van structureel periodiek onderhoud ontbreekt (zie ook punt 4)
–     verantwoordelijke stralingsdeskundige niet is vastgelegd
–     medewerkers niet aantoonbaar zijn geïnstrueerd over het maken van foto’s

6.   Tandarts beschikt niet aantoonbaar over vereist stralingsdeskundigheidsniveau Tandartsen dienen aantoonbaar te beschikken over het vereiste stralingsdeskundigheidsniveau (Eindtermen Stralingshygiëne voor Tandartsen en Orthodontisten en voorheen deskundigheidsniveau 5A/M).

7.   Medewerkers zijn niet aantoonbaar beschermd tegen Hepatitis B Bewijzen van immunisatie voor Hepatitis B of periodieke controle dienen van iedere zorgverlenende medewerker aanwezig te zijn in de praktijk.

8.   Verlopen producten en steriel verpakte instrumenten aangetroffen Voorraadbeheer dient toegepast te worden (bijvoorbeeld middels het First-In-First-Out principe), waarmee wordt gewaarborgd dat geen verlopen producten of verlopen steriel verpakte instrumenten kunnen worden aangetroffen.

9.   Voorbehouden handelingen worden niet volgens de voorwaarden gedelegeerd Bij het delegeren van voorbehouden handelingen en niet-voorbehouden risicovolle handelingen dienen altijd de geldende voorwaarden in acht te worden genomen, zoals o.a.:
–     de tandarts is voor tussenkomst in de praktijk aanwezig
–     de patiënt wordt niet of niet adequaat geïnformeerd en niet om toestemming gevraagd
–     opdrachtbeschrijving is vastgelegd in een protocol taakdelegatie
–     opdrachtgever heeft zich aantoonbaar overtuigd van de bekwaamheid van opdrachtnemer

10.   Protocollen ontbreken De werkwijze voor infectiepreventie, radiologie en behandelingen dienen te zijn vastgelegd in protocollen. Het hebben van protocollen zorgt voor een vertaling van de algemene richtlijn naar de eigen praktijksituatie en voor een betere waarborg dat de gemaakte afspraken praktijkbreed worden uitgevoerd.

Deze lijst is geen volledige opsomming van geconstateerde bevindingen en de bevindingen zijn in willekeurige volgorde weergegeven.

Overzicht aandachtsgebieden inspecties IGZ

Uit recente rapporten van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) blijkt dat zij haar toetsingskader heeft aangevuld met vakinhoudelijke richtlijnen. Een overzicht van de onderwerpen waarop wordt getoetst.

Toetsingskader
De inspectie hanteert als beoordelingskader de wet- en regelgeving en de veldnormen van de koepelorganisaties en beroepsverenigingen. De volgende onderwerpen kunnen aan bod komen tijdens IGZ inspecties. Dit blijkt uit de analyse van verschillende recente IGZ rapporten na bezoek aan praktijken. Dit overzicht pretendeert niet compleet te zijn.

1.     Organisatie
–       Patiëntenbelangen
o    Toegankelijkheid
o    Bereikbaarheid
o    Spoedgevallen (spoeddienst geregeld buiten kantooruren)
o    Klachtenregeling en klachtenjaarverslag (aangesloten bij een klachtenregeling)
o    Instellingsinformatie voor de patiënt (via website of praktijkbrochure)
o    Bescherming patiëntengegevens

–       Sturen op kwaliteit
o    Kwaliteitscyclus (implementatie van een ISO of HKZ kwaliteitssysteem)
o    Kwaliteitsjaarverslag
o    Deskundigheid (beleid voor bij- en nascholing en/of intercollegiaal overleg)
o    Protocollen (aanwezigheid van protocollen voor infectiepreventie, radiologie en zorgverlening)
o    Evaluatie zorgverlening (onderzoek naar ervaringen van patiënten, zoals een enquête)

–       Sturen op veiligheid
o    Onderhoud apparatuur (periodiek preventief onderhoud van apparatuur)
o    Bewaking expiratie geneesmiddelen en medische hulpmiddelen

2.     Infectiepreventie
–       Persoonlijke hygiëne
–       Immunisatie
–       Handhygiëne
–       Persoonlijke beschermingsmiddelen
–       Preventie accidenteel bloedcontact
–       Reiniging, desinfectie en sterilisatie
–       Afvoer afval
–       Veilig werken in de tandheelkundige praktijk
–       Chirurgische ingrepen
–       Algemeen infectiepreventie

3.     Radiologie
–       Veiligheid
o    Uitgevoerde stralingsrisicoanalyse
o    Rapporten van de preventieve controles zijn aanwezig
o    KEW dossier is compleet en actueel
o    Röntgenapparatuur is deugdelijk, de arm is stabiel en reparaties zijn deskundig uitgevoerd

–       ALARA
o    Toestellen zijn voorzien van rechthoekig opzetstuk

–       Deskundigheid
o    Tandartsen zijn bevoegd en bekwaam en beschikken over diploma en certificaat
o    Bij taakdelegatie worden de voorwaarden voor het delegeren van voorbehouden handelingen gehanteerd
o    Röntgenopnamen worden alleen gemaakt op individuele indicatie en herhalingsfrequentie wordt bepaald aan de hand van de diagnostische vraagstelling

–       Aanmelding en vergunning
o    Van elk röntgenapparaat beschikt u over een vergunning of een melding aan het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

4.     Zorg en verslaglegging
–       Richtlijn patiëntendossier
o    Vastleggen medische anamnese
o    Informatie verschaft aan patiënten
o    Verleende toestemming door de patiënt

–       Richtlijn Periodiek Mondonderzoek
o    Bijhouden medische anamnese
o    Vastlegging DPSI-score

–       Paroprotocol
–       Richtlijn Tandheelkundige Radiologie
o    Rechtvaardiging voor het maken van de foto (indicatiestelling)
o    Vastlegging van de beoordeling van de foto

–       Richtlijn Mondzorg voor Jeugdigen
–       Algemene richtlijn tandheelkundige implantaten
–       Consensus report: Quality guidelines for endodontic treatment
–       Gedragsregels voor tandartsen
–       Praktijkwijzer WGBO in de praktijk (informatie en toestemming)
–       Richtlijn Horizontale en Verticale verwijzing
–       Richtlijn Samenwerking Tandtechnicus
–       Meldcode Tandheelkunde Kindermishandeling en Huiselijk Geweld
–       Tariefbeschikking Tandheelkundige Zorg

5.     Taakdelegatie
–       Zich vergewissen van de bekwaamheid van diegene die de voorbehouden handeling uitvoert
–       Beschik over een schriftelijke opdracht per patiënt en een schriftelijk protocol van de uitvoering van de voorbehouden handelingen
–       Tandarts(-specialist) moet fysiek aanwezig zijn in het pand
–       Opdrachtnemer moet zich redelijkerwijs bekwaam achten
–       Vraag uw personeel of zij de voorwaarden voor het mogen uitvoeren van voorbehouden handelingen kennen

Bronnen:
–       Diverse IGZ rapportages
–       NMT document ‘Aandachtsgebieden IGZ’

Stappenplan Legionella beheersing

In veel praktijken voldoet de waterkwaliteit niet aan de in de WIP-richtlijn gestelde norm, blijkt uit onderzoek. Bekijk het geadviseerde stappenplan om controle te krijgen over uw waterkwaliteit. In veel praktijken voldoet de waterkwaliteit niet aan de in de WIP-richtlijn gestelde norm, blijkt uit een onderzoek uit 2012 onder 211 tandartspraktijken*. Tweederde van de praktijken had een waterkwaliteit boven de norm. Uit het verleden zijn weinig aantoonbare schadelijke gevolgen hiervan bekend, maar de gevolgen van een matige waterkwaliteit kunnen voor zowel behandelaar als patiënt groot zijn. In dit artikel vindt u een geadviseerd stappenplan om controle te krijgen over de waterkwaliteit binnen de praktijk.

Norm
In de WIP-richtlijn is de gewenste norm beschreven van < 200 KVE/ml (kolonievormende eenheden per ml) en zijn spoelmaatregelen opgenomen. Zo moeten alle unitleidingen ‘s morgens voorafgaand aan de eerste behandeling worden doorgespoeld (tenminste 30 seconden) en tussen twee patiënten in worden de gebruikte leidingen, zonder hand- en hoekstukken, eveneens doorgespoeld (tenminste 10 seconden).

Oorzaken slechte waterkwaliteit
Met het doorspoelen van de unit wordt het effect van stilstaand water op de groei van bacteriën grotendeels tegengegaan. Uit praktijkverhalen blijkt echter dat stilstaand water niet de enige oorzaak kan zijn voor een slechte waterkwaliteit. Andere oorzaken zijn:
–       Doorlevering van bacteriën vanuit een voorgeschakeld systeem.
–       Lussen in leidingen, waardoor water minder goed doorspoelt.
–       ‘Dode’ leidingen binnen de praktijk die voor stilstaand water zorgen.
–       UV systemen in behandelstoelen die onnodig permanent en voor water opwarming zorgen.
–       UV systemen die een te gering doordringingsvermogen hebben.
–       Lekkend terugslagventiel.
–       Warme en koude leidingen die te dicht bij elkaar zijn aangelegd.

Met onderstaand stappenplan kunnen praktijken deze risico’s goed beheersen en hun waterkwaliteit laten voldoen aan de geldende norm.

Stappenplan
1.   Meten is weten De eerste stap in het voorkomen van vervuiling van het unitwater, is weten hoe het gesteld is met de waterkwaliteit. Meten dus. Advies daarbij is om zowel te testen op het totaal aantal kolonievormende eenheden als ook op de aanwezigheid van Legionella en Pseudomonas. Bij de meeste tests kan de praktijk zelf een monstername doen en deze opsturen aan het lab.

2.   Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) Bij een waterkwaliteit boven de gestelde norm gaan praktijken soms direct over tot het desinfecteren van de unit en leidingen. Echter, de aanleiding kan zeer divers zijn, dus is het van belang allereerst de risico’s van het waterleidingnet te identificeren. BRL 6010 gecertificeerde bureau’s kunnen een dergelijke RI&E uitvoeren (niet te verwarren dus met de Arbo RI&E).

3.   Gericht maatregelen nemen Het RI&E rapport brengt alle risico’s van het waterleidingnet binnen de praktijk in kaart en schrijft beheersmaatregelen voor. Vervolgens kan de praktijk gericht verbetermaatregelen doorvoeren, waarmee de waterkwaliteit wordt verbeterd. Na enige tijd dient opnieuw een monstername gedaan te worden om het resultaat van de genomen maatregelen te beoordelen.

4.    Onderhoud uitvoeren Alleen door regelmatig te testen houdt de praktijk ook daadwerkelijk grip op de waterkwaliteit. Advies is om bij elke unit 1 tot 2 keer per jaar een watertest uit te voeren.

* Onderzoek door ACTA-onderzoekers Wim Crielaard en Rob Exterkate, zie NT Blad 13/2013, p. 32.

Meer rendement: Werk slimmer door prioriteiten te stellen

Een hogere winst kan behaald worden door slimmer te werken. Tandartsen kunnen hun rendement vaak nog enorm verhogen door prioriteiten te stellen in hun werk. En juist niet door alleen maar harder of meer te werken.

De tips in de vorige artikelen over ‘Meer rendement’ waren:
1.   het gebruik van het 3 S’en model (Simplificeer, Standaardiseer, Specialiseer)
2.   een goede (efficiënte) meerkamerplanning met toepassing van taakdelegatie

Veel praktijken worden de laatste jaren geconfronteerd met een winstdaling: het verschil tussen het tarief en de kosten wordt kleiner. Een rendementsverhoging wordt gezocht in harder en langer werken. Het draaien van avonddiensten is hiervan een voorbeeld. Een beter rendement kan veelal al worden gevonden in een slimmere manier van werken. Het stellen van prioriteiten helpt hierbij.

Verloren tijd verdien je niet meer terug
Tijd is de productiefactor voor een tandarts of zelfstandig behandelaar. Er kan eenvoudig berekend worden welk tarief ‘hangt’ aan een tijdseenheid. Elke minuut die niet productief wordt besteed levert dus gemiste omzet op. En verloren tijd verdien je nooit meer terug. De focus dient daarom ook te liggen op een efficiënte inrichting van het werkproces, zodat de productieve tijdsbesteding (oftewel de hoeveelheid te declareren tijd) zo hoog mogelijk is.

Stel prioriteiten
In de tijd dat de praktijk geopend is voor patiëntbehandelingen (veelal van 8.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 17.00 uur) dient de tandarts dus zo veel mogelijk productief (nogmaals: te declareren tijd) te zijn. Echter, de gehele dag komen allerlei verzoeken op de tandarts af. Het stellen van prioriteiten helpt hierbij. Bij elk verzoek, elke actie, elke handeling dien je je af te vragen of het dringend en belangrijk is.

Dit leidt tot de volgende keuzemogelijkheden:
–       Is het zowel dringend als belangrijk: zelf uitvoeren
–       Is het wel dringend maar niet belangrijk: delegeren
–       Is het wel belangrijk maar niet dringend: inplannen
–       Is het zowel niet dringend als niet belangrijk: laten liggen of zelfs niet doen

Focus via een vaste agenda
Het stellen van prioriteiten moet ertoe bijdragen, dat gedurende de tijd voor patiëntbehandelingen eigenlijk alleen maar declarabele uren, minuten en seconden worden gemaakt. Hierop dient de focus  te liggen. Het hebben van een vaste dagagenda draagt hieraan bij, doordat het structuur en duidelijkheid geeft. En buiten de ‘productietijd’ worden alle zaken met een lagere prioriteit uitgevoerd. En bedenk: Doe de niet-dringende en niet-belangrijke zaken dus gewoon niet.

Meer rendement: Tips voor een efficiënte meerkamerplanning

Een hogere winst kan behaald worden door slimmer te werken. Een directe manier van slimmer werken is taakdelegatie binnen een meerkamerplanning. De meerkamerplanning blijkt in de praktijk echter niet altijd efficiënt opgezet te zijn.

Taakdelegatie en meerkamerplanning
Naast het toepassen van het 3 S’en model is een meerkamerplanning met toepassing van taakdelegatie een rendementsverhogend ‘instrument’. De kwaliteit van de mondzorg is al lang niet meer het resultaat van het werk van één tandarts, maar dat van verschillende mondzorgverleners. Zo zijn in toenemende mate ook de (preventie)assistent betrokken bij de directe zorgverlening aan de patiënt. Mondzorg is teamwerk geworden.

Als gevolg van deze taakdelegatie kan de tandarts prima op meerdere kamers ‘tegelijkertijd’ behandelen. Dit wordt al regelmatig toegepast. Echter, uit ervaring blijkt dat praktijken zeggen met een meerkamerplanning te werken, maar in feite een één-kamer-planning hanteren. Doordat afspraken nog steeds gewoon na elkaar worden ingepland.

Tips voor een efficiënte meerkamerplanning
Een goede meerkamerplanning is efficiënt en levert dus tijdwinst en meer omzet op vergeleken met een één-kamer-planning. Tips voor een goede meerkamerplanning zijn:

–       Stel eenmalig een goede ‘blokplanning’ voor de kamers op en volg deze planning elke dag:
        Een vaste planning creëert duidelijkheid en rust, wat tijdwinst gaat opleveren.
–       De tandarts is doorlopend en continu aan het werk gedurende de tijd van patiëntbehandeling:
        Ongebruikte tijd is onherstelbaar verlies
–       Laat afspraken in elkaar overlopen voor de tandarts en elkaar overlappen voor de assistenten:
        Voorkom dat twee kamers worden gebruikt voor een één-kamer-planning
–       Stel de tijdsduur voor behandelingen niet te ruim:
        Als er 30 minuten beschikbaar is, zal een taak van 5 minuten ook 30 minuten duren.
–       Leid assistenten op voor taakdelegatie en geef ze de ruimte hun verantwoordelijkheid te nemen:
        Gebruik de kracht van verdeeld management

IGZ toetst nu ook op vakinhoudelijke richtlijnen

Uit recente IGZ-rapporten blijkt dat IGZ haar toetsingskader heeft aangevuld met de vakinhoudelijke richtlijnen. Dit komt naast de al gebruikelijk toetsing op het volgen van de WIP-richtlijn, de eisen rondom radiologie en het KEW dossier.

WIP-richtlijn en KEW dossier
De tandartspraktijken zijn de laatste jaren geconfronteerd met een inspectie die praktijken toetst op met name de WIP-richtlijn en de eisen rondom radiologie. Dit heeft geleid tot meerdere sluitingen van tandartspraktijken. Veel praktijken hebben om deze reden de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in het verbeteren van de hygiëne en infectiepreventie binnen de praktijk.

Vakinhoudelijke richtlijnen
De inspecties van IGZ gaan onverminderd door. Uit recente rapportages blijkt echter dat IGZ haar toetsingskader heeft verruimd. Een gesprek van adviseur Sjoerd Kuiken met een IGZ-inspecteur bevestigde deze nieuwe werkwijze. Sinds kort worden bezochte praktijken ook getoetst op diverse vakinhoudelijke richtlijnen. Via dossieronderzoek wordt namelijk beoordeeld of de praktijk aantoonbaar deze vakinhoudelijke richtlijnen volgt. De inspectie hanteert als uitgangspunt bij haar beoordeling dat wat niet is opgenomen in het dossier ook niet is uitgevoerd.

Toetsing (vakinhoudelijke) richtlijnen
De IGZ toetst praktijken tegenwoordig ook op de volgende (vakinhoudelijke) richtlijnen:
–       Richtlijn Periodiek Mondonderzoek UMC St. Radboud 2007
–       Paroprotocol (NVVP 2012)
–       Richtlijn Tandheelkundige Radiologie NMT 2007
–       European guidelines on radiation protection in dental radiology; The safe use of radiographs in dental practice. Radiation protection Europese commissie 2004
–       Guidelines on CBCT for Dental en Maxillofacial Radiology, 2011, Sedentexct
–       Richtlijn Mondzorg voor Jeugdigen, NMT, NVVK, CBO en anderen, 2012
–       Algemene richtlijn tandheelkundige implantaten, NVOI 2012
–       Consensus report: Quality guidelines for endodontic treatment, European Society of Endodontology, NVVE 2006
–       Gedragsregels voor tandartsen
–       Praktijkwijzer WGBO in de praktijk, NMT 2006
–       Richtlijn Horizontale en Verticale verwijzing, NMT 2002
–       Richtlijn Samenwerking Tandtechnicus, NMT 2002
–       Praktijkwijzer Verwijzing en Taakdelegatie, NMT 2005
–       Richtlijn patiëntendossier, NMT 2006
–       Meldcode Tandheelkunde Kindermishandeling en Huiselijk Geweld, NMT 2011
–       Tariefbeschikking Tandheelkundige Zorg 2013, NZA TB/CU-7042-01

Is uw praktijk IGZ proof? Praktijkscreening IGZ
Wilt u ook weten of uw praktijk IGZ proof is? Neem contact op met Kuiken
Praktijkmanagement voor de ‘Praktijkscreening IGZ’ via 06 – 1498 0141 of sjoerd@kuikenpraktijkmanagement.nl.

Uitgebreid toetsingskader IGZ
Klik hier om het uitgebreide toetsingskader van IGZ te bekijken.

Uitgebreid toetsingskader IGZ

Onderstaand het toetsingskader zoals door IGZ wordt gebruikt bij inspecties. Deze punten zijn overgenomen uit diverse IGZ rapporten, waardoor er overlap bestaat. Tevens treft u onderaan meer informatie over het laten uitvoeren van een ‘Praktijkscreening IGZ’.

Infectiepreventie (WIP-richtlijn)
–       Persoonlijke hygiëne
–       Infectiepreventie
–       Immunisatie
–       Handhygiëne
–       Persoonlijke beschermingsmiddelen
–       Accidenteel bloedcontact
–       Reiniging, desinfectie en sterilisatie
–       Afvoer van afval
–       Veilig werken in de tandheelkundige praktijk
–       Chirurgische ingrepen

Patiëntbelangen (Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet BIG, WGBO, Wet Klachtrecht cliënten zorgsector, Opvang tandheelkundige spoedgevallen buiten praktijkuren NMT 2012, Gedragsregels voor tandartsen NMT, 2012)
–       Toegankelijkheid
–       Bereikbaarheid
–       Spoedgevallen
–       Klachtenregeling
–       Instellingsinformatie voor de patient
–       Bescherming patientgegevens

Sturen op kwaliteit (Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet BIG, Gedragsregels voor tandartsen NMT 2012)
–       Kwaliteitsprogramma
–       Deskundigheid
–       Protocollen
–       Evaluatie zorgverlening

Sturen op veiligheid (Kwaliteitswet Zorginstellingen)
–       Onderhoud apparatuur
–       Bewaking expiratiedatum geneesmiddelen en medische hulpmiddelen

Taakdelegatie (Wet BIG, Praktijkwijzer Verwijzing en Taakdelegatie deel 1 NMT 2005)
–       Opdrachtbeschrijving in protocol taakdelegatie
–       Opdrachtgever overtuigd van bekwaamheid opdrachtnemer
–       Opdrachtnemer acht zich redelijkerwijs bekwaam
–       Opleiding opdrachtnemer door derden getoetst
–       Fysieke aanwezigheid opdrachtgever
–       Schriftelijke opdrachtbeschrijving per patient
–       Toestemming patient
–       Naambordjes met functie

Patientendossier (NMT Praktijkrichtlijn Patientendossier, Periodiek Mondonderzoek (PMO) Klinische praktijkrichtlijnen 2007, WGBO, Bescluit Stralingsbescherming, NMT Richtlijn Tandheelkundige Radiologie 2007)
–       Anamnese
–       Periodiek mondonderzoek
–       Rontgenonderzoek
–       Behandelplan
–       Verrichtingen met datum en naam behandelaar

Radiologie (Kernenergiewet, Besluit Bestralingsbescherming, Richtlijn Tandheelkundige Radiologie)
–       ALARA
–       Deskundigheid
–       KEW dossier
–       Veiligheidsvoorzieningen

Zorg (Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet BIG, WGBO, Wet Klachtrecht cliënten zorgsector)
–       Richtlijn Periodiek Mondonderzoek UMC St. Radboud 2007
–       Paroprotocol (NVVP 2012)
–       Richtlijn Tandheelkundige Radiologie NMT 2007
–       European guidelines on radiation protection in dental radiology; The safe use of radiographs in dental practice. Radiation protection Europese commissie 2004
–       Guidelines on CBCT for Dental en Maxillofacial Radiology, 2011, Sedentexct
–       Richtlijn Mondzorg voor Jeugdigen, NMT, NVVK, CBO en anderen, 2012
–       Algemene richtlijn tandheelkundige implantaten, NVOI 2012
–       Consensus report: Quality guidelines for endodontic treatment, European Society of Endodontology, NVVE 2006
–       Gedragsregels voor tandartsen
–       Praktijkwijzer WGBO in de praktijk, NMT 2006
–       Richtlijn Horizontale en Verticale verwijzing, NMT 2002
–       Richtlijn Samenwerking Tandtechnicus, NMT 2002
–       Praktijkwijzer Verwijzing en Taakdelegatie, NMT 2005
–       Richtlijn patiëntendossier, NMT 2006
–       Meldcode Tandheelkunde Kindermishandeling en Huiselijk Geweld, NMT 2011
–       Tariefbeschikking Tandheelkundige Zorg 2013, NZA TB/CU-7042-01

Organisatie Kwaliteitswet Zorginstellingen, Wet BIG, WGBO, Wet Klachtrecht cliënten zorgsector)
–       Kwaliteitscyclus
–       Kwaliteitsjaarverslag
–       Opvang tandheelkundige spoedgevallen buiten praktijkuren, NMT 2012
–       Algemene praktijkinformatie, website / praktijkbrochure, WGBO
–       Klachtenregeling en – jaarverslag
–       Beveiliging dossier en privacy
–       Voorraadbeheer

Is uw praktijk IGZ proof? Praktijkscreening IGZ
Wilt u ook weten of uw praktijk IGZ proof is? Neem contact op met Kuiken Praktijkmanagement voor de ‘Praktijkscreening IGZ’ via 06 – 1498 0141 of sjoerd@kuikenpraktijkmanagement.nl.

Van kwaliteitsjaarverslag naar praktijkcertificering

Interview door dental INFO over de ontwikkelingen op het gebied van kwaliteit binnen de mondzorg.

IGZ checklist en tips voorkomen inzakken kwaliteitsniveau

Praktijken investeren tijd en geld om te voldoen aan de IGZ eisen. Tips om te voorkomen dat de praktijk weer naar het oude niveau terugvalt. Met IGZ checklist.

Het is voor een tandarts vaak een hele inspanning om naast alle patiëntbehandelingen de praktijk op orde te brengen en te voldoen aan alle IGZ eisen. Hieronder geef ik een overzicht en tevens checklist weer, wat een handig hulpmiddel is voor tandartsen die nog stoeien met het op orde krijgen van het papierwerk. Uit ervaring blijkt dat praktijken regelmatig enige tijd na het op orde brengen van de praktijkorganisatie om te voldoen aan de IGZ eisen weer terugvallen naar hun oude niveau. Interne afspraken verwateren, aftekenlijsten worden niet meer ingevuld, het bewustzijn daalt en protocollen worden niet bijgewerkt. Voorbeelden die ertoe leiden dat het kwaliteitsniveau van de IGZ eisen weer terugzakt. In het tweede deel van dit artikel worden tips gegeven dit te voorkomen.

IGZ checklist

Voor het op orde brengen van de praktijkdocumentatie adviseer ik toe te werken naar vijf verschillende mappen, te weten een protocollenmap, een logboek, een onderhoudsmap, een personeelsmap en het KEW-dossier.

1.   Protocollenmap
–        Behandelprotocollen – gericht op alle (risicovolle en gedelegeerde) behandelingen
–        Hygiëne protocollen – vertaling van de WIP-richtlijn naar de praktijksituatie
–        Werkinstructies – zoals de verzameling handleidingen van alle apparatuur

2.   Logboek
Het logboek wordt gebruikt om diverse handelingen en metingen aan te tonen, zoals:
–       Resultaten Helix-test (bijvoorbeeld dagelijks uit te voeren)
–       Resultaten vacuümtest (bijvoorbeeld wekelijks uit te voeren)
–       Printgegevens van de sterilisator
–       Maar ook een aftekenlijst voor de (maandelijkse) voorraadcontrole op de houdbaarheid van producten en steriele verpakte instrumenten

3.   Onderhoudsmap
In deze map worden alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden bewaard. Voor de volledigheid adviseer ik een onderhoudsagenda op te stellen, zodat  onderhoudswerkzaamheden niet worden vergeten.

4.   Personeelsmap
Per medewerker dient informatie verzameld en gearchiveerd te worden (voor zover van toepassing), zoals:
–       Titer bepaling Hepatitis B (zie de NMT Vaccinatie en besmettingswijzer hoe te handelen bij een titerwaarde tussen de 10 en 99 IE/L.)
–       Diploma’s
–       EHBO / BHV certificaat
–       BIG registratie
–       Stralingsdeskundigheid certificaat 5A/M
–       Taakdelegatie voorbehouden handelingen (indien handelingen worden gedelegeerd)
–       Kopie identiteitsbewijs
–       VAR WUO verklaring
–       NMT/ANT lidmaatschap
–       KRT lidmaatschap

5.   KEW-dossier
Het KEW-dossier in de praktijk bevat vaak al wel de vereiste documentatie rondom aanmelding van de toestellen en de risico inventarisatie. Aanvullend dient u erop te letten ook de volgende informatie in het KEW-dossier op te nemen, aangezien dit vaak wordt vergeten:
–       Protocol voor het maken van intra- en extra orale opnamen
–       Bewijs dat medewerkers (aan wie het maken van röntgen opnamen wordt gedelegeerd) bekwaam zijn d.m.v. een gevolgde cursus of training
–       Aftekenlijst dat medewerkers instructie hebben ontvangen voor het maken van röntgen opnamen en dat zij zich bekwaam achten tot het maken van opnamen

Tips voorkomen inzakken kwaliteitsniveau

Nadat de praktijk een grote inspanning heeft verricht haar praktijkdocumentatie op orde te brengen, is de ervaring dat hier vervolgens weinig tot geen aandacht aan wordt besteed. Met als gevolg dat het bewustzijn en de betrokkenheid bij het team daalt en de naleving van alle gemaakte afspraken langzaam inzakt. Oorzaken hiervoor zijn vaak:
–        Ontbreken van overzicht van de periodieke (dagelijkse, maandelijkse, jaarlijkse) taken
–        Geen (goede) delegatie van taken aan het team waardoor het te veel werk wordt voor één persoon
–        Gebrek aan overleg en communicatie

Om deze situatie te voorkomen dient het naleven van de afspraken continu onder de aandacht te blijven van tandarts(en) en het team, zodat het bewustzijn hoog blijft. Hieronder vier tips hoe dit te bewerkstelligen.

1.   Stel een jaarplanning op met alle terugkerende taken
Maak via een jaarplanning inzichtelijk welke taken per maand uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld wanneer onderhoud dient te worden uitgevoerd op apparatuur of wanneer het kwaliteitsjaarverslag opgesteld moet worden. Bekijk dit overzicht altijd op de eerste werkdag van de maand en zorg voor een signaal functie op het moment dat de taak wordt vergeten. Bijvoorbeeld via een herinnering in Outlook of digitale agenda.

2.   Delegeer taken aan het team en bespreek dit regelmatig
Betrek medewerkers bij het uitvoeren van de diverse taken, zodat zij zich verantwoordelijk gaan voelen. Doe dit alleen na een goede uitleg over wat exact van hen wordt gevraagd. En voer hier controle op uit, zodat de medewerker ook merkt dat haar taak belangrijk is en je als praktijkhouder of praktijkmanager controle houdt.

3.   Stel een inwerkprogramma op
Met de komst van nieuwe medewerkers is het belangrijk dat afspraken en werkwijzen goed worden overgedragen. Stel een inwerkprogramma (/ checklist) op met zaken die de nieuwe medewerker in zijn of haar eerste werkweken moet doorlezen of waarover hij of zij ingelicht moet worden. Denk aan zaken als het doorlezen van de protocollen, werkwijze in de sterilisatieruimte en paraferen van aftekenlijsten.

4.   Open communicatie op regelmatige basis
Zorg ervoor dat het bewustzijn hoog blijft. Dit kan bereikt worden door deze onderwerpen regelmatig terug te laten komen in het team overleg. Maar ook door de jaarplanning zichtbaar in de praktijk op te hangen.